Der Wechsel ist einfacher als viele denken. Kein Streit, keine Fristen-Falle, kein Datenverlust – wenn man es richtig macht. Hier ist die Anleitung.
Von der ersten Prüfung bis zum Laufbetrieb beim neuen Anbieter. Kein Schritt übersprungen.
Schauen Sie sich Ihren bestehenden Vertrag an. Typisch sind Kündigungsfristen von 1 Monat zum Monatsende. Manche Verträge sehen Jahresfristen vor – selten, aber es gibt sie. Auch relevant: Gibt es eine Mindestlaufzeit? Ist eine bestimmte Form vorgeschrieben (schriftlich, eingeschrieben)?
Der beste Moment: nach Fertigstellung des letzten Jahresabschlusses oder zum 1. Januar. So haben Sie klare Buchungsperioden und keine halbfertigen Unterlagen. Ein Wechsel zum 1. Juli (Halbjahresende) ist ebenfalls sauber machbar. Mitten in der Steuererklärungsphase (März–Mai) ist ungünstig – aber nicht unmöglich.
Wählen Sie Ihren neuen Anbieter bevor Sie kündigen. Kein Zeitdruck, keine Lücke im laufenden Betrieb. Der neue Anbieter kann die Übergabe aktiv mitbegleiten, offene Fragen klären und den Zeitplan abstimmen. Das ist professioneller als zuerst zu kündigen und dann unter Zeitdruck zu suchen.
Formell, klar, ohne lange Begründung. Sie schulden dem Steuerberater keine Erklärung. Schicken Sie die Kündigung per E-Mail mit Lesebestätigung oder als Brief. Unter finden Sie einen Mustertext, den Sie direkt verwenden können.
Diese Unterlagen stehen Ihnen zu – fordern Sie sie aktiv an:
Ihr neuer Anbieter braucht für den Start: DATEV-Stammdaten oder Buchungsexport, aktuelle BWA, Finanzamts-Vollmacht (neue muss ausgestellt werden), SEPA-Mandate und Bankverbindungen sowie die Kontaktdaten Ihres Steuerberaters für den Jahresabschluss. Die Einarbeitungszeit beträgt in der Regel 1–2 Wochen. Danach läuft der Betrieb normal.
Wer diese vier Punkte kennt, macht den Wechsel fehlerlos.
Wer kündigt, bevor der Nachfolger steht, sitzt unter Zeitdruck. USt-Termine laufen weiter. Besser: Erst neuen Anbieter beauftragen, dann kündigen.
Alte Vollmachten gegenüber dem Finanzamt laufen weiter, bis sie aktiv widerrufen werden. Zwei Bevollmächtigte beim gleichen Finanzamt führt zu Verwirrung und Doppelarbeit.
Viele KMU sagen dem alten Steuerberater nur mündlich Bescheid und kümmern sich nicht aktiv um die Unterlagenübergabe. Ergebnis: Der neue Anbieter fängt ohne Vorjahreswerte an.
Wer zwischen Februar und April wechselt, wechselt genau dann, wenn beide Seiten mit dem Jahresabschluss beschäftigt sind. Klappt, ist aber ineffizient und teurer als ein Wechsel zum Jahresende.
Direkt verwendbar. Platzhalter in Blau ersetzen.
Konkret. Kein Versprechen, das wir nicht halten können.
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