Abschlagsrechnungen, langer Zahlungszyklus, Gewährleistungsrückstellungen, Skonto – Handwerksbetriebe haben buchhalterisch mehr zu tun als die meisten anderen Branchen. Wir kennen das.
Was Handwerksbetriebe buchhalterisch von anderen Branchen unterscheidet – und warum das in der Praxis zählt.
Abschlagsrechnungen sind keine Erlöse, sondern Anzahlungen mit gesondertem USt-Ausweis nach § 14 UStG. Die korrekte Buchung – inklusive Verbindung zur Schlussrechnung und Auflösung der Anzahlungsverbindlichkeit – ist komplex und fehleranfällig.
Verträge nach VOB/B haben eigene Regelungen für Abnahme, Mängelhaftung und Gewährleistungseinbehalte. Nachtragspositionen, Preisnachlässe und Mengenmehrungen müssen buchhalterisch korrekt erfasst werden.
Einbehalte von 5 % der Auftragssumme für 5 Jahre (VOB-Standard) müssen als Verbindlichkeit geführt werden. Das bindet Liquidität – eine saubere Übersicht verhindert Überraschungen bei der Jahresplanung.
Transporter, Werkzeugmaschinen, Anhänger: Handwerksbetriebe haben oft umfangreiche Sachanlagen. GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 €), Sonderabschreibungen nach § 7g EStG und Kfz-Privatanteil müssen korrekt gebucht werden.
Abschlagsrechnungen sind nach DATEV/SKR03 auf Konto 1718 (erhaltene Anzahlungen) zu buchen, nicht als Umsatzerlöse. Wird das falsch gemacht, sind BWA und GuV falsch – und die Steuervorauszahlungen unter Umständen zu hoch.
Kunden ziehen Skonto ab Schlussrechnung, aber in der Buchhaltung landet der volle Rechnungsbetrag als Forderung. Die Differenz wird als "unklare Zahlung" geführt statt korrekt als Erlösminderung oder Skontoaufwand.
Bei Handwerksrechnungen wird oft ein Mischbetrag gebucht. Steuerlich und betriebswirtschaftlich ist die Trennung zwischen Materialaufwand (Konto 5900) und Fremdleistungen (Konto 6400) wichtig – für die Kalkulation und für die BWA-Auswertung.
Die 5 %-Einbehalte laufen 5 Jahre. Werden die Verbindlichkeiten nicht sauber geführt, fehlen sie in der Bilanz. Das kann zu einer zu hohen Gewinnausschüttung oder falschen Steuerbelastung führen.
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