Eine fehlerhafte Rechnung gefährdet den Vorsteuerabzug. Alle Pflichtangaben nach §14 UStG im Überblick, mit Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen und E-Rechnungen.
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist das Dokument, das dem Empfänger den Vorsteuerabzug ermöglicht. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Abzug verweigern, und das tut es. Nicht aus Schikane, sondern weil §15 UStG es so vorschreibt. Mehr Details: § 14a UStG (Sonderfälle). Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Rechnungspflichten).
Gute Nachrichten: Die Anforderungen sind klar. Wer sie kennt und systematisch umsetzt, hat kein Problem. Dieser Artikel listet alle elf Pflichtangaben für vollständige Rechnungen, erklärt die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen und gibt einen Überblick zur E-Rechnungspflicht, die seit 2025 schrittweise eingeführt wird.
Die 11 Pflichtangaben nach §14 UStG
Jede Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigen soll, muss folgende elf Angaben enthalten:
| # | Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Vollständig, wie im Handelsregister oder Gewerbeschein |
| 2 | Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Rechnungsempfänger muss das Unternehmen sein, nicht die Privatperson |
| 3 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers | Eine von beiden genügt; USt-IdNr. beginnt mit "DE" |
| 4 | Ausstellungsdatum der Rechnung | Nicht Leistungsdatum, sondern Rechnungsdatum |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutig, einmalig, lückenlos innerhalb eines Systems |
| 6 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung | Konkret, nicht "diverse Leistungen" oder "Beratung" |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung | Monat reicht; bei Vorauszahlungen: Zahlungszeitpunkt |
| 8 | Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (netto) | Getrennt für 19 % und 7 % |
| 9 | Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts | Rabatte, Skonti, Boni |
| 10 | Steuersatz und Steuerbetrag | Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf gesetzliche Grundlage |
| 11 | Bruttobetrag (Entgelt + Steuer) | Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer |
Häufigste Lücken in der Praxis: Fehlende oder falsche Steuernummer (Nummer des Empfängers statt des Ausstellers), unkonkrete Leistungsbeschreibung ("Beratung" statt "Steuerberatung zum Jahresabschluss 2025"), fehlendes Leistungsdatum.
Kleinbetragsrechnungen: Nur 6 Angaben nötig
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen (§33 UStDV). du musst nur sechs Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Bruttobetrag (Entgelt + Steuer)
- Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Keine Rechnungsnummer nötig, keine USt-IdNr. des Ausstellers, kein gesonderter Steuerausweis. Kassenbelege, Hotelrechnungen unter 250 Euro oder Parktickets fallen typischerweise darunter.
Wichtig: Auch bei Kleinbetragsrechnungen muss der Steuersatz angegeben sein. Steht nur "inkl. MwSt." ohne Prozentangabe, ist der Vorsteuerabzug problematisch. Der Betrag allein reicht nicht.
Die Rechnungsnummer richtig vergeben
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend, eindeutig und einmalig sein. Das bedeutet: Sie darf innerhalb eines Vergabesystems keine Lücken haben und keine Nummer darf doppelt vergeben werden.
Das Vergabesystem darf flexibel gestaltet werden. Erlaubt sind zum Beispiel:
- 2026-001, 2026-002, 2026-003 (jahresbasiert)
- RE-2026-0001 (mit Präfix)
- Separate Nummernkreise je Abteilung: REG-001, REK-001 (solange eindeutig)
Nicht erlaubt: Lücken in der Nummerierung ohne nachvollziehbare Begründung. Fehlt Nummer 47 in einer Reihe, fragt das Finanzamt nach. Stornierte Rechnungen dürfen die Nummer nicht wiederverwenden, sondern sollten mit einem Storno-Dokument abgeschlossen werden.
E-Rechnungspflicht: ZUGFeRD und XRechnung
Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Echte E-Rechnungen sind strukturierte Daten (XML), die von Softwaresystemen automatisch verarbeitet werden können.
Die zwei relevanten Formate in Deutschland:
| Format | Standard | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| XRechnung | XML, CEN EN 16931 | Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettetes XML | B2B, hybrid: für Menschen lesbar und maschinenverarbeitbar |
Die Ausstellungspflicht für B2B-E-Rechnungen kommt gestaffelt:
- Ab Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab Januar 2028: Alle deutschen Unternehmen, die im B2B-Bereich aktiv sind.
Wer jetzt noch kein E-Rechnungs-kompatibles System nutzt, sollte die Umstellung planen. Die meisten modernen Buchhaltungssoftwares unterstützen ZUGFeRD bereits.
Gutschrift vs. Rechnung
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt, nicht der Leistende. Das passiert zum Beispiel bei Provisionsabrechnungen oder im Handelsvertretergeschäft. Das Dokument muss dann als "Gutschrift" gekennzeichnet sein.
Vorsicht: Die kaufmännische "Gutschrift" (Preisminderung, Reklamation) ist etwas anderes als die steuerrechtliche Gutschrift. Wer eine kaufmännische Reklamationsgutschrift ausstellt, erstellt keine Rechnung im Sinne von §14 UStG.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, gerechnet vom Ende des Kalendarjahres, in dem sie ausgestellt wurden. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt sein.
Die Aufbewahrung kann digital erfolgen (GoBD-konform), aber die Originaldaten müssen unveränderbar gespeichert und jederzeit lesbar sein. Eingescannte Papierrechnungen ersetzen die Originale nur dann, wenn das Scannen nach festgelegtem Prozess erfolgt.
Häufige Fragen
Welche Angaben müssen auf jeder Rechnung stehen?
Jede Rechnung nach §14 UStG braucht: vollständige Namen und Adressen beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, konkrete Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz und -betrag sowie Bruttobetrag.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro. Sie muss nur sechs statt elf Angaben enthalten. Eine Rechnungsnummer oder USt-IdNr. ist nicht erforderlich, aber der Steuersatz muss angegeben sein.
Wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab Januar 2028 für alle.
Rechnungsprüfung und Buchhaltung outsourcen
Wir prüfen deine Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit, kümmern uns um die korrekte Verbuchung und bereiten Sie auf die E-Rechnungspflicht vor. In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir, wie das konkret aussieht.
Gespräch vereinbaren