GmbHs sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Jahresabschluss, Offenlegungspflicht, Voranmeldungen: Alles was Geschäftsführer und Gründer kennen müssen.
Die GmbH ist die beliebteste Rechtsform in Deutschland für einen Grund: Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Was viele beim Gründen unterschätzen: Mit der GmbH kommen auch umfangreiche Buchhaltungs- und Offenlegungspflichten, deren Verletzung zu persönlicher Haftung der Geschäftsführer führen kann. Mehr Details: § 140 AO (Abgabenordnung). Rechtsgrundlage: §§ 238 ff. HGB (Buchführungspflicht).
Dieser Artikel gibt einen vollständigen Überblick über alle buchhalterischen Pflichten einer GmbH, von der laufenden Buchführung bis zur Offenlegung im Unternehmensregister.
Buchführungspflicht: Doppelte Buchführung ist Pflicht
Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft und unterliegt nach §§ 238 ff. HGB der handelsrechtlichen Buchführungspflicht. Das bedeutet konkret: doppelte Buchführung, also ein System aus Soll und Haben, mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung als Ergebnis.
Die einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), die Einzelunternehmer und Freiberufler verwenden dürfen, ist für die GmbH keine Option. Gleichgültig, wie klein die Gesellschaft ist. Auch eine frisch gegründete GmbH mit einem Mitarbeiter und 80.000 Euro Jahresumsatz muss doppelt buchen.
Gesetzliche Grundlagen: §§ 238–263 HGB (allgemeine Buchführungspflichten), §264 HGB (Pflicht zur Erstellung des Jahresabschlusses für Kapitalgesellschaften), §§ 325 ff. HGB (Offenlegung).
Jahresabschluss: Bilanz, GuV und Anhang
Nach §264 HGB muss jede GmbH einen Jahresabschluss erstellen, der aus drei Teilen besteht:
- Bilanz: Stichtag-Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital plus Schulden (Passiva)
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Ertragsrechnung für das Geschäftsjahr
- Anhang: Erläuterungen zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, wesentliche Ereignisse, Angaben zu verbundenen Unternehmen
Mittelgroße und große GmbHs müssen zusätzlich einen Lagebericht erstellen (§289 HGB), der die wirtschaftliche Lage und voraussichtliche Entwicklung beschreibt.
Größenklassen nach §267 HGB
| Größe | Bilanzsumme | Umsatz | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Klein | bis 7,5 Mio. € | bis 15 Mio. € | bis 50 |
| Mittelgroß | bis 25 Mio. € | bis 50 Mio. € | bis 250 |
| Groß | über 25 Mio. € | über 50 Mio. € | über 250 |
Zwei der drei Kriterien müssen an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen erfüllt sein, um die Größenklasse zu bestimmen. Die Mehrheit der deutschen GmbHs fällt in die Klasse der kleinen Gesellschaften.
Fristen nach Größenklasse
Die Pflicht zur Aufstellung und Feststellung des Jahresabschlusses ist an Fristen geknüpft:
| Größenklasse | Frist zur Aufstellung | Frist zur Offenlegung |
|---|---|---|
| Klein | 6 Monate (§264 Abs. 1 HGB) | 12 Monate nach Geschäftsjahresende |
| Mittelgroß | 6 Monate | 12 Monate nach Geschäftsjahresende |
| Groß | 3 Monate | 4 Monate nach Geschäftsjahresende |
In der Praxis gilt bei einem Geschäftsjahr zum 31.12.: Kleine GmbHs müssen den Jahresabschluss bis spätestens 30. Juni aufgestellt haben und bis 31. Dezember offengelegt. Viele Steuerberater schaffen die tatsächliche Einreichung erst gegen Ende des Jahres, was formal noch tolerierbar ist, aber kein Zeichen guter Organisation.
Offenlegungspflicht im Unternehmensregister
GmbHs müssen ihren Jahresabschluss im Unternehmensregister (früher: Bundesanzeiger) elektronisch einreichen und offenlegen. Für kleine GmbHs reicht eine verkürzte Bilanz ohne GuV, die Gewinne bleiben also nicht öffentlich sichtbar. Mittelgroße und große GmbHs müssen mehr veröffentlichen.
Die Offenlegung erfolgt über das Unternehmensregister unter www.unternehmensregister.de oder über Drittanbieter-Software, die den elektronischen Einreichungsprozess vereinfacht.
Ordnungsgeldverfahren: Das Bundesamt für Justiz leitet von Amts wegen ein Verfahren ein, wenn der Jahresabschluss nicht fristgerecht offengelegt wird. Das Mindestordnungsgeld beträgt 500 Euro, kann aber auf bis zu 25.000 Euro steigen. Die Geschäftsführer haften persönlich, nicht die Gesellschaft.
GoBD: Elektronische Buchführung korrekt
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie elektronische Buchhaltungsdaten geführt und aufbewahrt werden müssen. Kernpunkte:
- Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Buchungen dürfen nicht gelöscht werden, nur storniert.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss auf einen Beleg zurückführbar sein.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst sein.
- Aufbewahrung: 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare; 6 Jahre für Geschäftsbriefe.
- Lesbarkeit: Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein, auch wenn die Software wechselt.
Laufende Voranmeldungen und Steuererklärungen
Neben dem Jahresabschluss hat eine GmbH laufende Meldepflichten:
| Meldung | Frist | Zuständig |
|---|---|---|
| USt-Voranmeldung (monatlich oder quartalsweise) | 10. des Folgemonats | GmbH selbst oder Buchhaltungsdienstleister |
| Lohnsteuer-Anmeldung | 10. des Folgemonats | GmbH oder Lohnbuchhaltungsdienstleister |
| Körperschaftsteuer-Vorauszahlung | 15.3. / 15.6. / 15.9. / 15.12. | GmbH nach Festsetzung durch Finanzamt |
| Gewerbesteuer-Vorauszahlung | 15.2. / 15.5. / 15.8. / 15.11. | GmbH nach Festsetzung durch Gemeinde |
| Jahressteuererklärungen | 31. Juli des Folgejahres (mit StB: Verlängerung möglich) | Steuerberater |
Was der Steuerberater macht, und was nicht
Ein häufiges Missverständnis: Viele Geschäftsführer glauben, der Steuerberater kümmere sich um alles. Das stimmt nicht. Der Steuerberater erstellt üblicherweise den Jahresabschluss und die Jahressteuererklärungen. Die laufende Buchhaltung, monatliche Belegerfassung, USt-Voranmeldungen, offene Posten, liegt in der Verantwortung der GmbH, außer es wurde ein Mandat für laufende Buchführung vereinbart.
Viele kleine GmbHs schicken einmal im Quartal oder einmal im Jahr ihre Belege zum Steuerberater. Das ist kostengünstig, aber riskant: Ohne zeitnahe Buchführung gibt es keine aktuellen Zahlen, keine Grundlage für Entscheidungen und oft böse Überraschungen beim Jahresabschluss.
Haftung des Geschäftsführers
Der Geschäftsführer einer GmbH haftet persönlich für die Erfüllung der Buchführungspflichten. Das ist in §43 GmbHG geregelt. Konkrete Haftungsrisiken:
- Insolvenzverschleppung: Wenn eine GmbH zahlungsunfähig ist und der Geschäftsführer die Insolvenz nicht unverzüglich anmeldet, haftet er persönlich für Schäden, die danach entstehen. Wer keine aktuelle Buchhaltung hat, erkennt die Zahlungsunfähigkeit oft zu spät.
- Steuerhinterziehung: Fehlende oder falsche Buchhaltung kann strafrechtliche Folgen haben, wenn sie zu unrichtigen Steuererklärungen führt.
- Nichtabführung von Sozialversicherungsbeiträgen: Wenn ein Geschäftsführer Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nicht abführt, ist das strafbar, unabhängig von der finanziellen Lage der GmbH.
Häufige Fragen
Muss eine GmbH Buchführungspflichten beachten?
Ja, zwingend. Jede GmbH ist nach §§ 238 ff. HGB buchführungspflichtig und muss die doppelte Buchführung anwenden. Zusätzlich besteht die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses und zur Offenlegung im Unternehmensregister.
Bis wann muss der Jahresabschluss eingereicht werden?
Kleine GmbHs müssen den Jahresabschluss bis spätestens 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres offenlegen. Bei einem Geschäftsjahr zum 31.12. ist die Offenlegungsfrist der 31. Dezember des Folgejahres.
Was droht bei fehlender Offenlegung?
Das Bundesamt für Justiz leitet von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein. Das Mindestordnungsgeld beträgt 500 Euro, kann auf bis zu 25.000 Euro steigen. Geschäftsführer haften persönlich.
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