Was muss auf einer Rechnung stehen?
Eine Rechnung braucht die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG: beide Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, eine einmalig vergebene Rechnungsnummer, Leistung und Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Empfänger die Vorsteuer erst nach einer Berichtigung abziehen.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Die letzten beiden Punkte gelten nur in den genannten Fällen. Der Bruttobetrag ist üblich, aber keine Pflichtangabe.
Sonderfälle
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): keine Umsatzsteuer ausweisen und auf die Steuerbefreiung hinweisen.
- Reverse Charge (§ 13b UStG): keine Umsatzsteuer ausweisen, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: USt-IdNr. beider Seiten und Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Häufige Fehler und ihre Folgen
- Steuernummer fehlt: Bitte den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung, bevor du die Vorsteuer ziehst.
- Leistung zu ungenau: „Beratungsleistung“ ohne Gegenstand und Zeitraum reicht nicht.
- Leistungszeitpunkt fehlt: Das Rechnungsdatum ersetzt ihn nicht automatisch, ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt.
- Falscher Empfänger: Die Rechnung muss auf dein Unternehmen lauten, nicht auf eine Privatperson oder eine Schwestergesellschaft.
- Doppelte Rechnungsnummer: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag einschließlich Steuer und der Steuersatz. Empfänger, Rechnungsnummer und gesonderter Steuerbetrag dürfen fehlen.
E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Häufige Fragen zu Rechnungspflichtangaben
Muss auf der Rechnung ein Zahlungsziel stehen?
Nein, das Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Ohne vereinbartes Ziel ist die Forderung sofort fällig (§ 271 BGB). Für deine Liquidität ist ein klares Ziel trotzdem sinnvoll, etwa 14 Tage.
Kann ich eine fehlerhafte Rechnung berichtigen?
Ja, mit einer Rechnungsberichtigung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Enthielt die ursprüngliche Rechnung die Mindestangaben, wirkt die Berichtigung für den Vorsteuerabzug zurück. Nenne sie nicht Gutschrift: Das Wort bezeichnet umsatzsteuerlich die Abrechnung durch den Leistungsempfänger.
Was gilt bei Reverse-Charge-Rechnungen?
Bei § 13b UStG schuldet der Leistungsempfänger die Steuer. Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Das betrifft unter anderem Bauleistungen an Bauunternehmer und viele Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland.
Muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen musst du sie seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.
Buchhaltung mit korrekten Belegen
Wir prüfen eingehende Rechnungen auf die Pflichtangaben, bevor wir die Vorsteuer buchen, und melden dir, wo eine Berichtigung nötig ist.
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