Was muss auf einer Rechnung stehen?

Kurzfassung

Nach §14 UStG braucht eine ordnungsgemäße Rechnung 12 Pflichtangaben, darunter vollständige Namen und Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag und Steuersatz. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Die 12 Pflichtangaben nach §14 UStG, Checkliste

① Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller)
② Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger)
③ Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers (nicht die des Empfängers)
④ Ausstellungsdatum der Rechnung
⑤ Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig und lückenlos
⑥ Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
⑦ Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch als Monat angeben ist ausreichend)
⑧ Nettobetrag (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt bei verschiedenen Sätzen)
⑨ Steuersatz (19 %, 7 % oder Steuerbefreiung mit Hinweis auf Rechtsgrundlage)
⑩ Steuerbetrag in Euro (oder bei Steuerbefreiung entsprechender Hinweis)
⑪ Bruttobetrag (Gesamtbetrag inkl. Steuer)
⑫ Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. §19 UStG Kleinunternehmer, §13b UStG Reverse Charge)

Häufige Fehler und ihre Folgen

Achtung: Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Das bedeutet: deine Buchhaltung zahlt die volle Bruttorechnung, kann aber die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen, ein echter Kostenpunkt.
  • Fehlende Steuernummer: Häufigster Fehler, sofort korrigieren lassen
  • Unvollständige Leistungsbeschreibung: "Beratungsleistung" ohne Zeitraum reicht nicht
  • Fehlender Leistungszeitraum: Das Datum der Rechnung ist nicht automatisch der Leistungszeitraum
  • Falsche Adresse: Lieferadresse ≠ Rechnungsadresse
  • Lückenhafte Rechnungsnummern: Signalisiert dem Finanzamt mögliche Umsatzverschleierung

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Rechnungsnummer, Angabe des Empfängers und separater Steuerausweis sind nicht Pflicht, aber empfehlenswert für saubere Buchführung.

Häufige Fragen zu Rechnungspflichtangaben

Muss auf der Rechnung ein Zahlungsziel stehen?

Nein, ein Zahlungsziel ist rechtlich keine Pflichtangabe nach §14 UStG. Es empfiehlt sich dennoch, ohne Zahlungsziel gilt nach BGB die gesetzliche Fälligkeit (sofort nach Erhalt). Standard ist "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen."

Kann ich eine fehlerhafte Rechnung berichtigen?

Ja, mit einer Rechnungskorrektur (früher: Gutschrift). Diese muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen und alle korrekten Angaben enthalten. Den Vorsteuerabzug kann der Empfänger erst nach Erhalt der korrigierten Rechnung geltend machen.

Was gilt bei Reverse-Charge-Rechnungen?

Bei §13b UStG (Reverse Charge) übernimmt der Leistungsempfänger die Steuerschuld. Die Rechnung muss dann einen Hinweis enthalten: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und darf keine Umsatzsteuer ausweisen. Gilt u.a. bei Subunternehmer-Leistungen in der Bauwirtschaft und grenzüberschreitenden B2B-Leistungen.

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