Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? § 14 UStG erklärt, Kleinbetragsrechnungen, Reverse Charge und häufige Fehler.
Eine fehlerhafte Rechnung kostet – nicht die Ausstellerin, sondern die Empfängerin. Wer eine Eingangsrechnung erhält, die nicht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, darf die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Das bedeutet: du zahlst mehr Steuern, weil jemand anderes seine Rechnung falsch ausgestellt hat. Mehr Details: § 14a UStG. Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Rechnungspflichten).
Dieser Artikel listet alle Pflichtangaben, erklärt Sonderfälle und zeigt, was bei internationalen Rechnungen zu beachten ist.
Die 14 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Jede Rechnung über 250 Euro (brutto) muss diese Angaben enthalten:
| # | Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden | Muss mit dem beim Finanzamt registrierten Namen übereinstimmen |
| 2 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich |
| 3 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | Entweder/oder genügt; USt-IdNr. bei EU-Geschäften empfohlen |
| 4 | Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) | Pflicht; Leistungsdatum ist separat anzugeben wenn abweichend |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Muss einmalig sein; Lücken sind zulässig, aber Erklärung nötig |
| 6 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang der Dienstleistung | Handelsübliche Bezeichnung reicht; zu vage = Vorsteuerabzug gefährdet |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung / Leistungserbringung | Monat reicht aus; muss auch angegeben werden wenn = Rechnungsdatum |
| 8 | Netto-Entgelt (aufgeteilt nach Steuersätzen) | Verschiedene Steuersätze separat ausweisen |
| 9 | Vereinbarte Minderungen (Rabatte, Skonti) | Auch "2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen" muss erwähnt werden |
| 10 | Angewendeter Steuersatz | 19 %, 7 % oder Steuerbefreiungshinweis |
| 11 | Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag | Muss ausgerechnet und ausgewiesen werden |
| 12 | Im Fall der Steuerfreiheit: Hinweis darauf | Z. B. "Steuerfreie Leistung gem. § 4 Nr. 8 UStG" |
| 13 | Bei Reverse Charge: Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" | Kein Steuerausweis, stattdessen Hinweistext |
| 14 | Bei Gutschrift: Bezeichnung als "Gutschrift" | Achtung: "Gutschrift" ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt |
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (brutto) bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Es reichen aus:
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz
Kassenbon als Rechnung: Tankquittungen, Restaurantbons und ähnliche Kleinbetragsbelege bis 250 Euro berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie die vereinfachten Angaben enthalten. Der Steuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen sein – der Satz reicht.
Reverse-Charge-Rechnungen
Beim Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) schuldet nicht der Leistende die Umsatzsteuer, sondern der Empfänger. Die Rechnung darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen, muss aber einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft enthalten.
Typische Fälle für Reverse Charge in Deutschland:
- Bauleistungen zwischen zwei Bauunternehmern
- Lieferungen von Mobiltelefonen, Tablets, Spielkonsolen ab 5.000 Euro
- Lieferung von Edelmetallen, Schrott, Emissionszertifikaten
- Alle sonstigen Leistungen von EU-Auslandsunternehmern an inländische Unternehmer
Falsche Steuerausweisung bei Reverse Charge: Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese nach § 14c UStG – auch wenn sie nicht geschuldet wäre. Der Empfänger darf sie trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Doppelt nachteilig.
Rechnungen innerhalb der EU
Bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU gelten Besonderheiten:
Innergemeinschaftliche Lieferungen (B2B)
Steuerfreie Lieferung an einen anderen EU-Unternehmer. Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, muss aber die USt-IdNr. beider Parteien ausweisen und den Hinweis "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung".
Sonstige Leistungen an EU-Unternehmer
Z. B. Beratungsleistungen, Softwarelizenzen, Marketingdienstleistungen. Reverse Charge gilt: Die Rechnung zeigt keine USt, der Empfänger im anderen EU-Land versteuert die Leistung nach dem dortigen Recht.
Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) ab 2025
Ab 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Umsätze in Deutschland verpflichtend als E-Rechnung auszustellen (§ 14 UStG neue Fassung). Das bedeutet:
- Strukturierte Datenformate: XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0)
- PDF-Rechnungen per E-Mail allein genügen ab 2025 nicht mehr (als einziges Format)
- Übergangsregelung: Bis Ende 2026 können andere Formate mit Zustimmung des Empfängers weiter verwendet werden; ab 2027 gilt E-Rechnung strikt für Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz
Praxistipp: Viele Buchhaltungsprogramme (Lexoffice, sevDesk, DATEV) unterstützen bereits die E-Rechnung-Erstellung. Wenn du noch papierbasiert oder mit einfachen PDF-Tools arbeiten, solltest du jetzt auf eine kompatible Software umstellen.
Häufige Fehler und deren Folgen
Fehlende oder falsche Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein – aber Lücken sind zulässig, solange du erklären können, warum (z. B. stornierte Rechnungen). Komplett fehlende Nummern führen zum Verlust des Vorsteuerabzugsrechts beim Empfänger.
Vage Leistungsbeschreibung
"Beratung" allein genügt nicht. "Strategieberatung zur Einführung eines ERP-Systems, Zeitraum März 2026, 8 Stunden à 150 Euro" ist korrekt. Je konkreter, desto besser – und desto seltener Rückfragen vom Finanzamt.
Steuersatz falsch zugeordnet
Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Hotelübernachtungen: 7 %. Alles andere: 19 %. Mischleistungen (z. B. Catering) müssen aufgeteilt werden.
Fazit
Korrekte Rechnungen sind keine Kleinigkeit. Fehler kosten den Empfänger den Vorsteuerabzug und den Aussteller Zeit und Nerven bei der Korrektur. Wer eine gute Buchhaltungssoftware nutzt und seine Rechnungsvorlage einmalig sorgfältig einrichtet, vermeidet die meisten Fehler dauerhaft.
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