Viele profitable KMU geraten in Liquiditätsnot. Eine einfache Liquiditätsplanung verhindert das. Mit Vorlage und Rechenbeispielen für die 13-Wochen-Planung.
Insolvenzen in Deutschland haben eine häufige Ursache: Liquiditätsengpässe, nicht Verluste. Ein Unternehmen kann profitabel sein, BWA-Gewinn ausweisen und trotzdem keine Gehälter zahlen können, weil Kunden zu spät bezahlen oder eine Steuernachzahlung unerwartet kommt. Mehr Details: KfW-Liquiditätshilfen. Rechtsgrundlage: IHK zu Liquiditätsplanung.
Dieser Artikel zeigt, wie eine einfache Liquiditätsplanung aufgebaut ist, warum die 13-Wochen-Planung der Standard ist und welche Frühwarnindikatoren Sie im Blick behalten sollten.
Was ist Liquiditätsplanung?
Liquiditätsplanung ist die systematische Vorausschau auf alle geplanten Ein- und Auszahlungen. Das Ziel: zu jedem Zeitpunkt zu wissen, ob genug Geld auf dem Konto ist, um alle Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen.
Der entscheidende Unterschied zur BWA: Die Liquiditätsplanung folgt dem Zahlungsdatum, nicht dem Buchungsdatum. Eine Rechnung, die Sie im Januar stellen und für die Sie im März bezahlt werden, erscheint in der Januarplanung als Einzahlung im März.
Profitabilität ist nicht Liquidität: Ein Unternehmen mit hohem BWA-Gewinn kann gleichzeitig illiquide sein, wenn Kunden sehr lange Zahlungsziele haben. Umgekehrt kann ein Unternehmen kurzfristig liquide sein, obwohl es strukturell Verluste macht, weil Vorauszahlungen eingehen.
Die 13-Wochen-Planung als Standard
Der Marktstandard für operative Liquiditätsplanung ist die 13-Wochen-Planung. Sie zeigt wochenweise für die nächsten drei Monate:
- Anfangsbestand Konto (tatsächlicher Kontostand zu Wochenbeginn)
- Erwartete Einzahlungen (nach Kunden und Fälligkeit)
- Geplante Auszahlungen (nach Kategorien und Fälligkeit)
- Endbestand Konto (Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen)
Die Planung wird wöchentlich aktualisiert: eine Woche rückt ab, eine neue Woche kommt hinzu. So bleibt der Planungshorizont konstant bei 13 Wochen.
Für eine einfache Vorlage in Excel oder Google Sheets reichen drei Spalten: Datum, Position, Betrag. Fügen Sie Zeilen für jede Woche hinzu und gruppieren Sie nach Einzahlungen und Auszahlungen.
Wichtigste Positionen
Einzahlungen:
- Kundenzahlungen (nach Fälligkeit der offenen Posten)
- Anzahlungen und Vorauszahlungen
- Kredite oder Darlehensauszahlungen
- Sonstige Eingänge (Erstattungen, Versicherungsleistungen)
Auszahlungen:
- Gehalts- und Lohnzahlungen (fixer Termin, meist 25. des Monats)
- Sozialversicherungsbeiträge (fällig am 27. des Monats)
- Lieferantenzahlungen (nach Fälligkeit der Eingangsrechnungen)
- Miete (monatlich, oft 1. des Monats)
- Steuervorauszahlungen (10. des Monats für USt-VA, quartalsweise für ESt/KSt)
- Versicherungen, Software-Abonnements, sonstige Dauerzahlungen
Häufig unterschätzt: Steuervorauszahlungen und Nachzahlungen aus dem Vorjahr. Wenn der Jahresabschluss des Vorjahres eine Nachzahlung ergibt und gleichzeitig neue Vorauszahlungen fällig werden, können schnell 20.000 bis 50.000 Euro innerhalb weniger Wochen fällig sein.
Liquiditätsreserve berechnen
Wie viel Reserve braucht ein KMU? Als Faustregel gilt:
- Mindestens 2 Monatsumsätze oder 3 Monatsgehälter als Puffer
- Für Saisonbetriebe: Reserve für die gesamte umsatzschwache Zeit
- Für projektbasierte Unternehmen: Puffer für den Zeitraum zwischen Projektabschluss und Zahlungseingang
Berechnung Schritt für Schritt:
- Durchschnittliche monatliche Festkosten ermitteln (Gehälter, Miete, fixe Lieferanten)
- Durch 12 teilen und mit 2 multiplizieren: Das ist die Mindestliquidität
- Einmalige Sonderbelastungen des Jahres addieren (Steuernachzahlungen, Versicherungsprämien, Jahres-Software-Lizenzen)
Tools für die Liquiditätsplanung
Für KMU gibt es verschiedene Optionen je nach Komplexität:
- Excel / Google Sheets: Für einfache Strukturen ausreichend. Flexibel und kostenlos, aber manuelle Pflege nötig.
- DATEV: Integrierte Liquiditätsplanung im DATEV-Arbeitsplatz, synchronisiert mit der Buchführung.
- sevDesk / lexoffice: Einfache Cashflow-Sichten, gut für kleine Unternehmen mit überschaubarem Transaktionsvolumen.
- Agicap / Commitly: Spezialisierte Liquiditätsplanungs-Tools mit Bankanbindung und automatischer Prognose. Für Unternehmen ab ca. 1 Mio. Euro Umsatz sinnvoll.
Frühwarnindikatoren
Diese Signale zeigen, dass ein Liquiditätsengpass droht:
- Durchschnittliche Zahlungsdauer der Kunden steigt (DSO: Days Sales Outstanding)
- Kontostand nähert sich dem Dispolimit
- Lieferantenzahlungen werden systematisch verzögert
- Eigene Rechnungsstellung verzögert sich (weniger neue Projekte in der Pipeline)
- Großer Kunde macht ungewöhnlich lange Pause zwischen Aufträgen
Der wichtigste Indikator: die Kassenreichweite. Wie viele Wochen oder Monate kann das Unternehmen mit dem aktuellen Kontostand ohne neue Einnahmen überleben? Liegt der Wert unter acht Wochen, ist sofortiges Handeln geboten.
Fazit
Liquiditätsplanung klingt nach viel Aufwand. In der Praxis reicht für die meisten KMU eine einfache Wochenplanung in Excel, die konsequent gepflegt wird. Wer weiß, was in den nächsten 13 Wochen ein- und ausgehen wird, kann Engpässe frühzeitig erkennen und gegensteuern.
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