Der Jahresabschluss der GmbH muss aufgestellt, festgestellt und offengelegt werden. Fristen: Aufstellung 3 Monate, Feststellung 8 Monate, Offenlegung 12 Monate nach Geschäftsjahresende. Eine Checkliste mit allen Pflichten für 2026.
Der GmbH-Jahresabschluss ist Pflicht. Wer die Fristen verpasst, riskiert Ordnungsgelder ab 2.500 Euro. Wer die Pflichtbestandteile nicht kennt, liefert dem Steuerberater eine unvollständige Datenbasis und zahlt dafür im schlechtesten Fall mehrfach. Mehr Details: § 325 HGB (Offenlegung). Rechtsgrundlage: § 264 HGB (Jahresabschluss).
Dieser Artikel zeigt alle Pflichtbestandteile, erklärt die Fristen und nennt die häufigsten Verzögerungsgründe.
Pflichtbestandteile des GmbH-Jahresabschlusses
Nach HGB §264 muss der GmbH-Jahresabschluss mindestens enthalten:
- Bilanz: Gegenüberstellung von Aktiva (Vermögen) und Passiva (Schulden und Eigenkapital) zum Stichtag 31. Dezember
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres
- Anhang: Pflicht für alle GmbHs, unabhängig von der Größe. Enthält Erläuterungen zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden
- Lagebericht: Nur für mittelgroße und große GmbHs (ab 6 Mio. Euro Bilanzsumme oder 12 Mio. Euro Umsatz oder 50 Mitarbeiter, wenn zwei dieser drei Merkmale zutreffen)
Hinzu kommen steuerliche Pflichten, die nicht Bestandteil des HGB-Abschlusses sind, aber zeitlich eng damit zusammenhängen:
- Körperschaftsteuererklärung inkl. E-Bilanz
- Gewerbesteuererklärung
- Umsatzsteuerjahreserklärung
Fristen 2026
Für GmbHs mit Geschäftsjahresende 31. Dezember 2025 gelten folgende Fristen in 2026:
| Schritt | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Aufstellung des Jahresabschlusses | 31. März 2026 (kleine GmbH: 30. Juni 2026) | § 264 Abs. 1 HGB |
| Feststellung durch Gesellschafter | 31. August 2026 | § 42a Abs. 2 GmbHG |
| Offenlegung beim Unternehmensregister | 31. Dezember 2026 | § 325 Abs. 1 HGB |
| Körperschaftsteuer- / Gewerbesteuererklärung | 31. Juli 2026 (mit Steuerberater: 28. Februar 2027) | § 149 AO |
Fristenunterschied: Kleine GmbHs (unter 6 Mio. Euro Bilanzsumme, unter 12 Mio. Euro Umsatz, unter 50 Mitarbeiter) haben für die Aufstellung zwei Monate länger Zeit. Trotzdem empfiehlt sich ein früher Start, da der Steuerberater im Frühjahr stark ausgelastet ist.
Bundesanzeiger-Einreichung
Alle GmbHs müssen ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister einreichen. Die Einreichung erfolgt über das Bundesanzeiger-Portal. Für kleine GmbHs gilt eine vereinfachte Offenlegung:
- Kleine GmbHs (§ 267 Abs. 1 HGB): Bilanz und Anhang reichen, GuV muss nicht veröffentlicht werden
- Mittelgroße GmbHs: Bilanz, GuV und Anhang vollständig
- Große GmbHs: Alles inklusive Lagebericht und Prüfungsbericht
Die technische Einreichung läuft in der Regel über den Steuerberater oder direkt über das Portal. Spätestens vier Wochen vor der Frist sollte der Abschluss festgestellt sein, damit die Einreichung ohne Zeitdruck erfolgen kann.
Prüfungspflicht nach Größenklassen
Eine Pflicht zur Jahresabschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer besteht erst für mittelgroße und große GmbHs. Kleine GmbHs sind davon befreit.
Als kleine GmbH gilt, wer an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreitet:
- Bilanzsumme: 7,5 Mio. Euro (ab 2024 erhöht auf 7,5 Mio. Euro nach dem Bilanzmodernisierungsgesetz)
- Umsatzerlöse: 15 Mio. Euro
- Arbeitnehmer: 50
Typische Verzögerungsgründe
Der Jahresabschluss kommt in den meisten KMU zu spät fertig. Die häufigsten Ursachen:
- Buchführung ist zum Jahresende nicht aktuell (fehlende Belege aus November und Dezember)
- Inventur wurde nicht oder zu spät durchgeführt
- Anlagevermögensverzeichnis ist unvollständig oder enthält veraltete Einträge
- Rückstellungen wurden nicht vorbereitet (Urlaubsrückstellungen, Tantiemen, Prozessrisiken)
- Steuerberater ist im ersten Quartal stark ausgelastet und priorisiert andere Mandate
- Gesellschafter-Geschäftsführer hat kein Termin-Management für die Feststellungsversammlung
Ordnungsgelder vermeiden: Das Bundesamt für Justiz versendet nach Ablauf der Offenlegungsfrist automatisch Erinnerungsschreiben. Wer nicht reagiert, erhält ein Ordnungsgeld ab 2.500 Euro. Das Ordnungsgeld wird direkt dem Geschäftsführer zugerechnet.
Checkliste für Geschäftsführer
Bis 31. Januar:
- Inventur abgeschlossen und dokumentiert
- Alle Dezember-Belege eingereicht und verbucht
- Anlagevermögensverzeichnis aktualisiert
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten abgestimmt
Bis 31. März:
- Jahresabschluss aufgestellt (mit Steuerberater abgestimmt)
- Rückstellungen berechnet und gebucht
- E-Bilanz-Datensatz erstellt
- Körperschaftsteuer-Voranmeldung geprüft
Bis 31. August:
- Gesellschafterversammlung zur Feststellung einberufen und abgehalten
- Protokoll der Gesellschafterversammlung erstellt und unterzeichnet
- Jahresabschluss rechtskräftig festgestellt
Bis 31. Dezember:
- Jahresabschluss beim Unternehmensregister eingereicht
- Eingangsbestätigung der Einreichung aufbewahrt
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