Tag 1 nach Notar-Termin: Was sofort ansteht
Eine GmbH ist nach Notar-Termin „in Gründung" (i.G.). Eintragung ins Handelsregister dauert 1-4 Wochen, danach voll handlungsfähig. Aber: Buchhaltungs-mäßig läuft die Uhr ab Tag 1. Rechtsgrundlage: § 238 HGB (Buchführungspflicht). Mehr Details: § 140 AO.
Was JETZT stehen muss:
- Geschäftskonto eröffnen (nicht Privatkonto verwenden!)
- Stammkapital (mind. 25.000 €, davon 12.500 € einzuzahlen) belegmäßig dokumentieren
- Steuernummer beantragen (steuerlicher Erfassungsbogen ans Finanzamt)
- USt-ID beantragen (falls EU-Geschäft geplant)
Die 10 Bausteine der Tag-1-Buchhaltung
- Eröffnungsbilanz erstellen. Stammkapital (25.000 €) auf Aktiv-/Passivseite zuweisen.
- Anlagenverzeichnis anlegen. Erste Anschaffungen (Laptop, Drucker, Büroausstattung) ab 800 € Netto sofort als Anlagevermögen erfassen.
- Kontenrahmen festlegen. SKR03 oder SKR04 (siehe separater Artikel zu SKR-Vergleich).
- USt-Voranmeldungs-Rhythmus klären. Im Gründungsjahr und Folgejahr monatlich (Pflicht §18 UStG). Erst danach quartalsweise möglich.
- Lohnabrechnung organisieren. Schon wenn nur der GF angestellt ist: Anmeldung bei Krankenkasse + Berufsgenossenschaft + DEÜV.
- Belegablage-System aufsetzen. Digital ist Pflicht (GoBD-konform). Z.B. via DATEV Unternehmen Online, GetMyInvoices oder lexoffice.
- Tools verbinden: Geschäftskonto-API mit Buchhaltung (DATEV, lexoffice), Rechnungsstellungs-Tool (z.B. SevDesk, easybill).
- Aufbewahrungsfristen festlegen: 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen + Lohnunterlagen, 6 Jahre für Geschäftspost.
- Versicherungen anlegen: Betriebshaftpflicht + ggf. D&O, als Anzahlungen / Rechnungsabgrenzung buchen.
- Eröffnungsbuchung im DATEV/Tool: SBK (Schlussbilanzkonto) und EBK (Eröffnungsbilanzkonto) sauber dokumentieren.
Frist-Übersicht erste 12 Monate
- Bis Tag 30: Steuerlicher Erfassungsbogen (Finanzamt) abgeben
- Bis 10. Folgemonat: Erste USt-Voranmeldung
- Bis 10. Folgemonat: Lohnsteuer-Anmeldung (falls Lohnzahlungen erfolgt)
- Bis Drittletzter Banktag: SV-Beiträge an Krankenkassen
- Bis 28.-31. März des Folgejahres: Quartalssteuer-Vorauszahlungen
- Bis Mai des Folgejahres: Körperschaft- und Gewerbesteuer-Erklärung (oft mit Verlängerung bis Ende Februar +1)
- Bis 12 Monate nach Bilanzstichtag: Jahresabschluss offen legen im Unternehmensregister
Häufige Tag-1-Fehler vermeiden
- Stammkapital-Einzahlung nicht belegmäßig nachgewiesen. Bank-Eingangsbeleg AUFHEBEN, Notar braucht ihn.
- Private und geschäftliche Ausgaben gemischt. Sauber trennen ab Tag 1, sonst entstehen verdeckte Gewinnausschüttungen.
- Geringfügige Wirtschaftsgüter falsch verbucht. Bis 800 € Netto = Sofortabschreibung möglich. Darüber: AfA.
- USt-Voranmeldungs-Frist verpasst. Auch bei 0 € Umsatz: Nullmeldung Pflicht! 1 % Verspätungszuschlag droht.
- Keinen Steuerberater oder externen Dienstleister. DIY-Buchhaltung im Gründungsjahr ist Sparmaßnahme am falschen Ende, Fehler sind später teuer.